Allmänna uppdragsvillkor 2023

Villkoren gäller för alla tjänster som Bergenstråhle & Partners AB tillhandahåller.
Genom att ingå avtal med Bergenstråhle & Partners AB anses ni ha samtyckt till dessa allmänna villkor.

Allmänna affärsvillkor för Bergenstråhle & Partners (2023:01)

Dessa villkor gäller för alla tjänster som Bergenstråhle & Partners AB, (”Bergenstråhle” eller ”vi”) tillhandahåller sina kunder (i detta dokument ”kund”, ”ni” eller ”er”). Genom att som kund ingå samarbete med Bergenstråhle anses ni ha samtyckt till dessa allmänna affärsvillkor.

1. VÅRA LEVERANSER

1.1 Vi arbetar i team för att erbjuda er den sakkunskap och de resurser som krävs i varje enskilt uppdrag. I början av ett uppdrag kommer vi normalt överens om omfattningen av vårt uppdrag samt vilka konsulter som ska arbeta med uppdraget. Uppdragets omfattning eller utförande kan komma att behöva förändras under uppdragets gång.

1.2 Inför uppstart av ett nytt kundsamarbete gör Bergenstråhle en kreditupplysning samt en granskning så att intressekonflikter med andra kunder inte föreligger.

1.3 För att utveckla affärsrelationen och vår förståelse för er affärsverksamhet kommer en erfaren konsult att utses till kundansvarig för samarbetet. Den kundansvarige medarbetaren har det övergripande ansvaret för våra leveranser gentemot er.

1.4 Avtalet om uppdraget är ett avtal mellan er och Bergenstråhle. Våra anställda har inget personligt ansvar gentemot er.

2. ARVODEN OCH PRISSÄTTNING

2.1 På begäran kommer vi i början av ett uppdrag förse er med en uppskattning av vårt arvode för uppdragets utförande. Beroende på uppdragets natur kan vi också avtala om en budget eller annat arvodesarrangemang. Alla arvodesbelopp anges exklusive mervärdesskatt, vilket debiteras enligt tillämpliga lagar och förordningar.

2.2 Om vi inte avtalar annat, fastställs våra uppdragsarvoden på basis av ett antal faktorer såsom (i) nedlagd tid, (ii) den skicklighet och erfarenhet som uppdraget krävt, (iii) de värden som uppdraget rör, (iv) eventuella risker för Bergenstråhle eller i utförandet av uppdraget, (v) tidspress och (vi) uppnått resultat.

2.3 Utöver våra arvoden kan utlägg för tredje part, myndighetsavgifter, resor och andra utlägg debiteras er. Normalt betalar vi begränsade utlägg för er räkning och debiterar dem i efterskott, men vi kan komma att be om förskott för utlägg vid t.ex. större belopp, utifrån arrangemang med tredje parter, eller för att kunna säkerställa uppdragets professionella utförande.

2.4 Allt arbete som utförs av våra konsulter och som kan hänföras till ett specifikt uppdrag är debiterbart gentemot er. Arbetet kan innefatta t.ex. telefonsamtal, officiell korrespondens, påminnelser, e-post, intern planering, förberedelser inför möte, aktuppdatering eller mottagning av korrespondens från er. Detta gäller även för samordning av uppdraget och våra åtaganden med er, underleverantörer i uppdraget och med myndigheter.

2.5 Våra priser revideras en gång per år, men vid behov kan de revideras oftare än så.

2.6 För utförandet av våra uppdrag använder vi regelbundet olika system och mjukvaror. I dessa fall är våra arvoden beroende av våra leverantörers prissättning. Vår prissättning av våra uppdrag till er kan därmed komma att påverkas av prishöjningar från våra leverantörer.

3. RAPPORTERING AV MOMSREGISTRERINGSNUMMER

3.1 Vi är enligt lag skyldiga att i vissa fall lämna information till skattemyndigheterna om ert momsregistreringsnummer och värdet av de tjänster som vi har levererat till er. Genom att anlita Bergenstråhle anses ni ha samtyckt till att vi i enlighet med aktuella regler lämnar sådan information till skattemyndigheterna.

4. FAKTURERING

4.1 För att hålla er informerade om de arvoden som uppkommit fakturerar vi månadsvis genom att skicka en faktura per e-post. Det görs även om uppdraget inte är slutfört, s.k. delfakturering.

4.2 Om ni önskar att vi ska fakturera er via en tredje parts faktureringssystem måste vi få tillgång till villkoren för systemet för att kunna ta ställning till om vi kan acceptera en sådan faktureringslösning. Detta kan medföra ett merarbete för vår del som vi förbehåller oss rätten att fakturera er för.

4.3 I de fall vi fakturerat er ett förskott kommer detta regleras på framtida fakturor. Totalbeloppet av vårt arvode för uppdraget kan bli högre eller lägre än förskottsbeloppet.

4.4 Om annat inte avtalats förfaller våra fakturor till betalning 20 dagar efter fakturadatum.

4.5 Våra fakturor för nedlagt arbete kommer adresseras till er, i egenskap av kund. Varje faktura anger förfallodag. Vid försenad betalning förbehåller vi oss rätten att debitera dröjsmålsränta om 16%.

5. UPPSTART AV NYA SAMARBETEN

5.1 Nya kunder kan komma att tillfrågas om referenser inför ett inlett samarbete.

5.2 Vi gör alltid en kreditkontroll av nya kunder för att avtala om betalningsvillkor innan vi påbörjar ett uppdrag.

5.3 För utförandet av ett uppdrag kan vi behöva begära in uppgifter om den juridiska person som förser oss med uppdraget samt om ägarförhållandena till de rättigheter uppdraget rör.

6. RÅDGIVNING OCH UTFÖRANDE

6.1 Vår rådgivning är anpassad till förhållandena i det enskilda uppdraget, de fakta som presenterats för oss samt de instruktioner ni ger oss. Vår rådgivning är uppdragsspecifik och bör alltid behandlas som sådan.

6.2 Vi kan endast lämna råd om rättsläget i de jurisdiktioner inom vilka vi är verksamma eller innehar auktorisation. Baserat på vår allmänna erfarenhet av andra jurisdiktioner kan vi uttrycka uppfattningar om juridiska frågor i dessa jurisdiktioner. Detta gör vi endast för att dela med oss av våra erfarenheter och vad vi uttrycker i dessa fall utgör inte rådgivning. I specifika uppdrag som rör andra jurisdiktioner samarbetar vi med och inhämtar sådana råd från våra samarbetspartners.

6.3 Vår rådgivning och vårt utförande ska alltid vara professionell, men vi kan aldrig garantera ett visst utfall.

7. INTRESSEKONFLIKT

7.1 Vi kan vara förhindrade att åta oss eller fullfölja ett uppdrag om det föreligger en intressekonflikt eller annat förhållande. För sådana situationer följer vi Svenska Patentbyråers (SEPAF) regelverk. För mer information hänvisar vi till: www.sepaf.se.

8. SEKRETESS

8.1 Vi ska hemlighålla information erhållen av er på det sätt som god yrkessed fordrar.

8.2 Vid anlitande av eller i samarbete med tredje part med anledning av uppdraget, har vi rätt att till denne lämna ut information som vi bedömer vara relevant för fullgörande av uppdraget.

8.3 Om vi frånträder ett uppdrag har vi rätt att meddela vår efterföljare orsaken till frånträdet samt lämna de uppgifter som behövs för fullföljandet av uppdraget.

8.4 När ett visst uppdrag har blivit allmänt känt kan vi komma att informera om detta i vårt marknadsföringsmaterial och på vår webbplats. Sådan information kommer endast innehålla uppgifter som redan kommit till allmän kännedom.

9. BESLUT UTAN INSTRUKTION FRÅN KUND

9.1 Som kund ska ni bevaka de tidsfrister som ni informerats om.

9.2 För att kunna garantera en rättssäker hantering av varje enskilt uppdrag, förutsätts att Bergenstråhle erhåller instruktioner från er i god tid före vår lämnade frists utgång.

9.3 I avsaknad av entydiga instruktioner från er, kommer Bergenstråhle att fatta nödvändiga beslut på egen hand för att säkerställa att ni inte lider en rättsförlust. I uppdrag där ni ej lämnat entydiga instruktioner, trots begäran därom, skall ni ersätta Bergenstråhle för arbete som varit nödvändigt för att förhindra en rättsförlust.

9.4 I uppdrag där ni underlåtit att, trots begäran därom, lämna entydiga instruktioner till Bergenstråhle, och ni inte heller uppfyllt era ekonomiska åtaganden gentemot Bergenstråhle, förbehåller sig Bergenstråhle rätten att fatta nödvändiga beslut på egen hand även om ni kan komma att lida rättsförluster.

10. SAMARBETE MED ANDRA RÅDGIVARE

10.1 Vi har ett omfattande nätverk av samarbetspartners i Sverige och utomlands som vi använder för att utföra våra uppdrag för er. Vi bistår er också gärna med att finna och instruera andra rådgivare i särskilda frågor.

10.2 Om vi instruerar, anlitar och/eller arbetar tillsammans med andra rådgivare, ska dessa rådgivare principiellt anses vara oberoende av oss. • När det gäller samarbetspartners där Bergenstråhle anlitar och fakturera för rådgivaren, ansvarar vi för dessa arvoden och arbeten som för vårt eget arbete. • När det gäller rådgivare som anvisas till oss från er eller som rekommenderats av oss, men som fakturerar er direkt, ansvarar vi inte för dessa arvoden eller arbeten.

10.3 När vi instruerar andra rådgivare kan vi på er begäran inhämta offerter på arvoden från dem och/eller avtala om arvoden med dem. Även om vi kan bistå er vid diskussioner med andra rådgivare tar vi inte något ansvar för sådana offerter och/eller avtal.

11. PERSONUPPGIFTSHANTERING

11.1 Som kund förklarar ni er härmed införstådd med och godkänner att ert namn, adress, telefonnummer, faxnummer, e-post och andra relevanta personuppgifter samlas in, behandlas och lagras av oss genom elektronisk databehandling, på elektroniska eller andra media, online eller manuellt enligt vad som föreskrivs i gällande personuppgiftslagstiftning.

11.2 Syftet med lagringen och behandlingen av ovan nämnda personuppgifter är att kunna tillvarata och utföra de rättigheter och skyldigheter enligt uppdraget som ni begärt om, samt för att i övrigt kunna utföra den behandling som är nödvändig för att tillvarata era intressen.

12. INSIDERFÖRTECKNING

12.1 Om ni är en emittent som omfattas av skyldighet att upprätta en s.k. insiderförteckning enligt artikel 18 i EU:s marknadsmissbruksförordning (596/2014/EU) och om vi genom vårt uppdrag får tillgång till insiderinformation kommer vi, under förutsättning att vi underrättas om sådant förhållande av er, att upprätta en insiderförteckning över de av Bergenstråhles anställda som har tillgång till sådan insiderinformation. Genom att anlita Bergenstråhle anses ni ha samtyckt till att, i tillämpliga fall, omedelbart underrätta oss så snart ni bedömer att viss information som vi har tillgång till utgör insiderinformation.

12.2 Om annat inte avtalas kommer vi inte att, i andra situationer än som anges i 12.1, föra en förteckning över de av Bergenstråhles anställda som har tillgång till information om ett uppdrag för er.

12.3 Vår förteckning kommer inte innehålla information om andra personer med tillgång till insiderinformation än sådana personer som är anställda av Bergenstråhle.

13. IT-TJÄNSTER OCH SÄKERHET

13.1 Bergenstråhle utövar inte någon kontroll över den information som passerar våra system vid användning av beställda IT-tjänster.

13.2 Vi kommunicerar med er och andra parter involverade i ett uppdrag på flera olika sätt såsom via internet och e-post. Dessa är effektiva kommunikationssätt vilka dock kan innebära risker för vilka vi inte tar något ansvar. Vi kan vid behov komma överens tillsammans med er att använda specifika krypteringslösningar.

13.3 Våra spam- och virusfilter liksom andra säkerhetsarrangemang kan ibland avvisa eller filtrera bort legitim e-post. Ni bör därför följa upp viktig e-post via telefon.

13.4 Bergenstråhle ansvarar inte för avbrott eller störningar i tredjepartstjänster eller för skada eller förlust i händelse av avbrott, felaktiga eller uteblivna leveranser av data, överfört datavirus eller andra liknande incidenter.

14. DOMAIN MANAGEMENT-TJÄNSTER

14.1. I de fall ni köper domännamnshantering av oss använder vi InternetX som leverantör och registrar. I dessa fall följer och hänvisar vi till InternetX allmänna villkor. Dessa återfinns här www.internetx.com/en/terms-and-conditions/.

14.2. För dessa uppdrag är ni införstådda i att felaktig hantering av DNS-records kan leda till omedelbara avbrott för samtliga tjänster kopplade till berörda domännamn, vilket i sin tur kan leda till skada och/eller förlust. Ni är vidare införstådd med att Bergenstråhle inte ansvarar för någon direkt eller indirekt skada och/eller förlust som uppkommer till följd av er användning och/eller förmedling av felaktiga DNS-uppgifter till Bergenstråhle.

14.3 För domain management-tjänster fakturerar vi förnyelser och hanteringen av era domäner ett år i förskott.

14.4 Uppsägning av enskilda tjänster inom domain management måste ske senast i november året innan förnyelsen sker.

15.IMMATERIELLA RÄTTIGHETER

15.1 Upphovsrätt och andra immateriella rättigheter till de interna processer och arbetsmetoder, verktyg eller mjukvara vi använder i våra uppdrag tillhör oss. Om annat inte avtalas får inte något dokument eller annat arbetsresultat som genereras av oss ges allmän spridning eller användas för marknadsföringsändamål.

15.2 Allt aktmaterial som upprättas eller innehas av oss beträffande uppdraget utgör vår egendom.

16. HANTERING AV HANDLINGAR

16.1 Under den tid som ett uppdrag pågår kan vi lagra dokument och arbetsresultat, som vi, ni eller tredje part tagit fram, elektroniskt i ett byrågemensamt system för att underlätta tillgång till nödvändig information för det team som arbetar för er.

16.2 När ett uppdrag slutförts kommer vi att bevara och/eller lagra alla relevanta dokument och allt relevant arbetsresultat som genererats i uppdraget och som krävs för att utföra vårt ombudsansvar i våra system.

16.3 Om vi på er begäran skickar värdehandlingar sker det på er risk. Vi kommer att behålla kopior av dessa dokument i vårt arkiv.

17. UPPSÄGNING AV SAMARBETE

17.1 Bergenstråhle har rätt att frånträda uppdraget om detta väsentligen ändrats bortom den ursprungligen överenskommelsen. Detsamma gäller om ni ej uppfyller era finansiella åtaganden mot oss.

17.2 Bergenstråhle har också rätt att frånträda uppdraget om ni framställer begäran av innebörd att vi ska agera på ett sätt som enligt vår mening inte är förenligt med god yrkessed. Vi har då inte längre skyldighet att vidarebefordra meddelanden i uppdraget, studera instruktioner eller annan korrespondens eller besvara dem. Detsamma gäller om ni har givit instruktion om att ett uppdrag ska avslutas eller strykas ur vårt register.

17.3 Vid frånträdande av ett uppdrag, på er eller vår begäran, har vi rätt att fakturera er för de kostnader som därigenom uppkommer.

18. FÖRFARANDET VID KLAGOMÅL OCH KRAV MOT OSS

18.1 Vi vill säkerställa att ni är nöjda med våra tjänster och att de uppfyller era förväntningar. Om ni, av något skäl, är missnöjda eller har klagomål ska ni underrätta kundansvarig eller uppdragansvarig medarbetare så snart som möjligt. På er begäran kommer vi att utreda ert klagomål och försöka besvara de frågor som ni kan ha.

18.2 Krav som har samband med rådgivning ska framställas till oss så snart som ni har blivit medvetna om de omständigheter på vilka kravet grundas. Krav får inte framställas senare än tolv månader efter det senare av (i) den dag då den sista fakturan utställdes för det uppdrag som kravet avser och (ii) den dag då de aktuella omständigheterna var kända för er eller, efter rimlig efterforskning, kunde ha blivit kända för er.

18.3 Om ert krav mot oss baseras på tredje parts eller myndighetskrav mot er har vi rätt att bemöta, reglera och förlika kravet för er räkning under förutsättning att vi håller er skadeslösa. Om ni reglerar, träffar förlikning eller i övrigt vidtar någon åtgärd avseende sådant krav utan vårt samtycke, tar vi inte något ansvar för kravet.

18.4 Om vi eller våra försäkringsgivare utbetalar ersättning till er med anledning av ert krav ska ni, som villkor för utbetalningen, till oss eller våra försäkringsgivare överföra rätten till regress mot tredje man genom överlåtelse eller subrogation.

19. ANSVARSBEGRÄNSNING 19.1

Gällande vår ansvarsbegränsning följer Bergenstråhle SEPAFs Allmänna Uppdragsvillkor.

20. ÄNDRINGAR

20.1 Dessa villkor kan komma att ändras av oss från tid till annan. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats, bergenstrahle.se. Ändringar i villkoren gäller endast för de uppdrag som påbörjas efter det att den ändrade versionen lagts ut på vår webbplats. Kopia av den senaste versionen av dessa villkor skickas till er på begäran.

21. OLIKA SPRÅKVERSIONER

21.1 Dessa villkor finns på svenska och engelska. För kunder med hemvist i Sverige gäller den svenska versionen. För alla övriga kunder gäller den engelska versionen. Engelska språktermer som används i dessa villkor ska tolkas med utgångspunkt i svensk juridisk tradition och lagstiftning.

22. TILLÄMPLIG LAG OCH JURISDIKTION

22.1 Dessa villkor och alla frågeställningar kring dem liksom alla frågeställningar som rör vårt/våra uppdrag för er regleras av och tolkas i enlighet med svensk lag.

22.2 Tvist, meningsskiljaktighet eller anspråk som härrör från eller har samband med dessa villkor eller brott mot villkoren, uppsägning eller ogiltighet av villkoren, eventuella särskilda villkor för uppdraget eller avseende någon fråga som rör vårt/våra uppdrag för er skall slutligt avgöras genom skiljedom enligt Skiljedomsregler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm, Sverige. 22.3 Oavsett punkten 22.2 har vi rätt att väcka talan angående förfallna fordringar i domstolar som har jurisdiktion över er eller era tillgångar. 23. ÖVRIGA VILLKOR 23.1 I tillämpliga delar använder Bergenstråhle SEPAFs Allmänna Uppdragsvillkor: www.sepaf.se.

23.2 Vid oförenlighet mellan Bergenstråhles Allmänna villkor och SEPAFs Allmänna Uppdragsvillkor, gäller Bergenstråhles Allmänna villkor.